Por María Ángeles Rodríguez Ramos

Cuestionario de ingreso

El cuestionario de ingreso es un formulario utilizado por la empresa con el objeto de disponer de una información uniforme de todos los candidatos que facilite la fase de preselección. Es un sistema especialmente útil para los aspirantes a puestos de grado inferior, que se utiliza, principalmente, cuando se prevé un gran número de solicitantes para cualquier puesto.
Entre las funciones principales que debe cumplir todo cuestionario de ingreso se pueden considerar:

• La recogida sistemática de información. Aún cuando en el contacto inicial el candidato aportó unos datos a través del Curriculum Vitae, de los cuales una gran mayoría repite en el cuestionario, lo hace, en esta ocasión, de forma ordenada. Se obtienen los mismos datos de todos los candidatos, lo que facilita su comparación y eventual tabulación.

• La inicial valoración del candidato, permitiendo visualizar, por los datos aportados, si en principio cumple los requerimientos mínimos exigidos para el puesto de trabajo.

• La base sobre la que desarrollar la entrevista de preselección, e incluso, la entrevista final.
No existe una norma fija para establecer el momento más oportuno para la entrega del cuestionario dentro del proceso de selección, pero la situación ideal podría ser en el momento previo a la entrevista de preselección, si se produce ésta, o a la entrevista biográfica. No parece aconsejable realizar la entrega del cuestionario durante o después de la entrevista, por cuanto se podrían producir desviaciones en su cumplimentación motivadas por el desarrollo de la misma.

Especial dificultad presenta el cuestionario para personas que ocupan puestos directivos, por razones de prudencia (se muestran cautos en proporcionar información a una empresa a la que no conocen) y de prestigio (consideran que no es acorde a su posición). Por todo ello, en estos casos, si se considera necesario cumplimentar el cuestionario, se realizará por el entrevistador durante el desarrollo de la entrevista, matizando el significado de las preguntas y evitando suspicacias.
Existe una tendencia a suprimir de los cuestionarios la petición de determinados datos como el motivo de cambio de trabajo, el estado de salud, etc., no porque no sean importantes sino porque el candidato tiende a no facilitar la información que pueda perjudicarle. La omisión de estos datos en el cuestionario, no impide que esos aspectos puedan ser tratados durante la entrevista.
Un aspecto importante es no sobrecargar el cuestionario de preguntas que no proporcionen información útil para el proceso de selección o que no ayuden a percibir si el candidato cumple los requisitos del puesto ofrecido.
Además de los apartados dedicados a la recogida de datos, es aconsejable que el cuestionario incluya uno específico para las anotaciones relativas al proceso de selección: informe de entrevista, decisión, condiciones de contratación.

Entrevista de preselección

Se trata de un encuentro breve en el que se estudia el cumplimiento de las condiciones básicas requeridas para el puesto (edad, experiencia y conocimientos), así como alguna otra información sobre la personalidad del candidato.
La entrevista de preselección adquiere una especial importancia para la cobertura de diferentes puestos en procesos de selección masivos, convirtiéndose en estos casos en un filtro necesario para las siguientes fases.
La entrevista debe ser breve (máximo 10 minutos), con el objetivo de confirmar la adecuación de las características del candidato al perfil del puesto, y revisando los siguientes aspectos:

• Datos personales y socio-familiares.
• Formación académica.
• Experiencia profesional.
• Impacto personal: imagen, lenguaje verbal y no verbal, etc.
• Motivación hacia el puesto y hacia la empresa.
• Otros datos de interés: estado de salud, etc.

Concluida la entrevista, el entrevistador debe emitir una valoración sobre la adecuación del candidato a los requerimientos básicos del puesto.